一、家庭经济困难学生建档程序
(一)建档对象:家庭经济困难新生、家庭发生重大变故或遭受自然灾害的大二、大三家庭经济困难学生
(二)建档时间:9月份
(三)建档程序
1、个人申请
学生本人提出申请，如实填写《湖北职业技术学院经济困难学生建档申请登记表》，并提交家庭所在地乡、镇或街道民政部门加盖公章予以确认的《高等学校家庭学生及家庭情况调查表》。
2、班级民主评议
(1)组建班级家庭经济困难学生认定小组。由班主任任组长，学生干部、普通学生、家庭经济困难学生代表各占三分一组建班级认定小组。
(2)召开班级评议会议。根据《湖北职业技术学院家庭经济困难学生认定细则》，由班主任对申请建档学生所陈述的情况、相关证明材料予以说明，评议小组成员对申请建档学生的家庭经济状况及日常消费情况进行评议，拟定建档学生名单与等级，并在班级公示，无异议后，上报各学院认定小组。

3、学院审查
各学院认定小组审查、核实本单位申请表及相关证明材料的真实性、合法性和有效性，可采取个别谈话、寝室访谈等方式进一步了解申请人日常生活消费情况及家庭经济困难情况，对审查合格的家庭经济困难学生进行分类汇总，并进行适当平衡，确定出建档名单及相应等级。
4、公示
(1)各学院将建档名单及相应档次在本单位张榜公示3天(不包括双休日)。
(2)公示期间，各学院对学生投诉事件要认真对待，妥善处理，核查学生反映事件的真实性，如情况属实，应立即处理，并进行通报。
5、建档
(1)公示无异议后，各学院填写《湖北职业技术学院家庭经济困难学生建档名单汇总表》，建立本单位家庭经济困难学生信息库。
(2)各学院将特困生档案报学校学生资助中心，由学生资助中心具体管理。
(3)各学院将所有建档资料装订成册，存档备查。
二、家庭经济困难学生调档( 退档)程序

(一)调档对象:大二、大三已建档的学生

(二)调档时间: 9月份
(三)调档程序

1、调查摸底。班级认定小组对本班已建档学生在校的学习、 操行表现，日常消费等综合情况进行全面了解。
2、班级评议。对不符合建档条件的学生，由班级认定小组进行评议，提出调档(退档)意见，并填写《湖北职业技术学院家庭经济困难学生调档(退档)申请表》。
3、公示。由班主任找调档(退档)学生谈话，告知其调档原因，做好其思想工作，并在班上公示调档(退档)学生名单。
4、学院审查。各学院认定小组对各班上交的调档(退档)名单进行审查，确定调档(退档)名单，并修改家庭经济困难学生信息库。
5、上报学校。将修改完毕后的信息上报学校学生资助中心备案。
6、存档。各学院将所有资料装订成册、存档备查。